نوشتن یک نامه ی اداری به زبان انگلیسی کار ساده ای نیست. خصوصاً برای غیرانگلیسی زبانانی که می خواهند یاد بگیرند چطور یک نامه ی اداری به زبان انگلیسی بنویسند می تواند چالش برانگیز باشد. در این مقاله شما نوشتن یک نامه ی اداری را قدم به قدم و همراه با مثال یاد خواهید گرفت.

نکات ابتدایی ساختار، محتوا، و زبان یک نامه ی اداری

هنگام نوشتن یک نامه ی اداری، استفاده از زبان صحیح بسیار مهم است. رعایت ادب اهمیت زیادی دارد. اگر از یک کشور خارجی به انگلستان یا آمریکا نامه می نویسید، بهتر است کمی محافظه کارانه عمل کنید. همچنین مهم است که جملات شما کوتاه و واضح باشند.

شکل صحیح یک نامه ی اداری انگلیسی

شکل یک نامه ی اداری انگلیسی ساده است. در پاراگراف اول به دلیل نوشتن نامه اشاره کنید. در اینجا می توانید خودتان را نیز معرفی کنید. در پاراگراف بعدی آنچیزی را بیان می کنید که در پاراگراف قبلی به عنوان دلیل نوشتن به آن اشاره کرده اید. در پاراگراف آخر نوشته ی خود را جمع بندی کرده و با جمله ای به پایان می رسانید.

مثال هایی از اشتاباهات رایج نگارشی

استفاده ی غلط از در افعال. مثلا wont بجای wont.

استفاده از can و cant. بهتر است از could و cannot استفاده شود.

قرار ندادن ویرگول قبل از and و هنگام شروع کردن جزء جدیدی از جمله.

آدرس نویسی در یک نامه ی اداری انگلیسی

آدرس فرستنده: در یک نامه ی انگلیسی آدرس فرستنده در قسمت بالا گوشه ی چپ نوشته می شود. بعضی از شرکت ها و سازمان ها ترجیح می دهند که اسم و لوگوی شرکت را در بالا و وسط قرار دهند. اگر انتخاب کنید که این کار را انجام دهید، تاریح را باید در سمت راست بنویسید.

مثال آدرس فرستنده

   از طرف یک شخص:

• نام: Bill Gates

• شماره و نام خیابان: 33Prettystreet

• کدپستی و شهر: DD 108 London

• کشور: The United Kingdom

اگر مایل باشید می توانید یک آدرس ایمیل، وبسایت، یا شماره ی تلفن هم اضافه کنید. بجای نوشتن نام شخص خودتان، می توانید نام شرکت یا سازمان خود را بنویسید.

آدرس گیرنده ی نامه ی اداری

نام: Mr. Mark Evans

شماره و نام خیابان: 33 Mainstreet

کدپستی و شهر: LK 203 Brighton

ایالت یا استان: London

کشور: The United Kingdom

تاریخ

تاریخ را درست زیر آدرس گیرنده بنویسید. نیازی نیست اسم شهرها را بنویسید، تنها تاریخ کفایت می کند. اولین حرف اسم هر ماه باید با حروف بزرگ نوشته شود.

مثال تاریخ در یک نامه ی اداری انگلیسی

• ·         نامه ی انگلیسی: 17 September, 2012

• ·         نامه ی آمریکایی: 16 September, 2012

شروع یک نامه ی اداری انگلیسی

در یک نامه ی اداری انگلیسی، استفاده از القاب مناسب برای مخاطب بسیار مهم است. باید توجه داشته باشید که زنان متاهل Mrs. و زنان مجرد Miss خطاب می شوند. همچنین اگر مطمئن نیستید می توانید از Ms. استفاده کنید. در زبان انگلیسی بعد از Miss و Mr نقطه نمی گذاریم. اما در آمریکا Mr. صحیح است.

همچنین توجه داشته باشید که القاب آکادمیک در زبان مادری شما ممکن است کاربردی متفاوت از معادل انگلیسی داشته باشند.

مثال

• Dear Mr. Black,

• Dear Professor Black,

• Dear Dr. Black,

• Dear Donald Black,

• Dear Ms. Black,

چنانچه اسم مخاطبتان را نمی دانید:

• Dear Sir / Madam,

• If it is an abstract person you can use the following salutations:

• Dear Customer,

• Dear Resident,

• Dear All,

• Dear Student,

جملات شروع نامه – مثال

• Thank you for your letter regarding the ...

• We are writing in response to...,

• With reference to your letter of 20 December, we..

• In reply to your letter of..., we

• I am writing to enquire about...,

جملات پایان نامه – مثال

در پاراگراف آخر نامه شما می توانیدبا یک جمله ی پایانی گفته های خود را جمع بندی کنید. معمولا از این جمله برای تکرار مهمترین نکته ی نامه یا درخواست ملاقات استفاده می کنند. همچنین می توانید مشخص کنید که منتظر چه عکس العملی از طرف گیرنده هستید.

• If you have any further enquiries, please do not hesitate to contact us,

• We look forward to building a strong business relationship in the future,

• We look forward to the meeting on the 4th of November,

• Once again, We are terribly sorry for taking up so much of your time,

• Once again, we apologise for any inconvenience,

• Once again, thanks for your attention and your valuable time,

• We await your reply with interest,

• We look forward to hearing from you,

• We look forward to seeing you,

امضا – نامه ی اداری انگلیسی

اگر نام مخاطب را بدانید:

• Your sincerely,

• Sincerely,

اگر نام مخاطب را ندانید:

• Your faithfully,

• Your Signature

• Name ( + لقب)

• (می توانید جایگاه شغلی خود را نیز بنویسید)